Extraia melhores resultados do seu software de gestão

Uma pesquisa realizada pela consultoria Alberdeen Research revelou que a implantação de um software de gestão proporciona redução dos custos operacionais das empresas em até 18%, possibilita a diminuição das despesas administrativas em até 16% e resulta no aumento da produtividade em até 73%.

 

Claro que um recurso tecnológico é algo complementar à capacidade gerencial das pessoas que comandam empresas. Empreender é uma vocação e o sucesso de qualquer negócio depende da visão do seu gestor.

 

Mas, por outro lado, “feelling” apenas não basta quando se trata de administrar uma empresa com a sua complexidade operacional e fiscal.

 

O mais importante antes de adquirir uma solução tecnológica para a gestão de uma organização é ter clareza sobre o tamanho real da sua necessidade. Nem sempre uma empresa do varejo precisa iniciar com um software muito complexo, que reúna inúmeras funções, se elas não forem realmente necessárias para o momento atual do negócio.

 

Esta complexidade certamente influenciará no valor do investimento para a implantação do software. O ideal é contratar um sistema compatível com a fase vivenciada pelo empreendimento e que esteja preparado para o acréscimo de recursos customizados de acordo com a evolução da empresa.

 

Para melhor compreensão de como realizar esta análise, podemos classificar as empresas em três níveis.

 

No primeiro, operacional, situam-se os negócios que buscam um software com o objetivo de processar informações básicas, cumprir a legislação com emissão de documentos fiscais, reduzir custos e eliminar processos manuais.

 

Em seguida, no patamar gerencial, logo acima do nível inicial, situam-se as empresas com necessidade de identificar resultados e realizar análises para tomar decisões em processos internos e específicos.

 

Por último, no nível estratégico, encontramos as empresas que buscam softwares para tomada de decisões baseadas na identificação e análise de resultados para direcionamento de suas ações globais.

 

 

Considerando as necessidades acima, além de possibilitar a automação de processos, garantir a redução de erros na gestão da empresa e o cumprimento das obrigações fiscais, o sistema precisa estar preparado, de acordo com as necessidades do negócio, para orientar decisões estratégicas. Ainda que todas estas necessidades sejam solucionadas a partir da inclusão de módulos de acordo com o estágio em que a empresa se encontra.

 

Para que a dica anterior tenha efeito, é necessário conhecer bem e entender todas as funcionalidades do software.

 

Só assim a empresa poderá extrair os melhores resultados possíveis na sua utilização.

Por mais que no início seja possível realizar controles por meio de planilhas, em pouco tempo este trabalho manual se torna inviável, seja pelo risco de gerar informação pouco confiável, com maior possibilidade de erros, ou por tomar muito tempo do empresário e dos seus colaboradores.

 

Os benefícios gerados por sistemas de gestão empresarial adequados compensam o investimento inicial ao proporcionar resultados administrativos positivos, garantir tranquilidade fiscal e contribuir para o aumento dos lucros.

 

“Um software de gestão deve estar listado entre os investimentos necessários para o funcionamento de qualquer empresa. Não pode ser visto como um custo, porque em pouco tempo retornará todo o recurso financeiro demandado em forma de benefício para melhoria dos resultados do negócio”, reflete o CEO da EMC Sistemas, Edson Martins Coelho.

 

A integração dos setores possibilitada pela utilização de um software facilita a comunicação para a tomada de decisões e otimiza a realização das tarefas burocráticas complementares entre si. Basta gerar um relatório com todos os dados corretos e atualizados em tempo real.

 

A mudança constante da legislação e a necessidade de fornecer documentos fiscais e diversas informações para cumprir exigências dos órgãos governamentais também torna inviável a operação manual. Um bom sistema, além de automatizar a gestão, tem atualizações periódicas e em acordo com as últimas mudanças legais, garantindo tranquilidade à empresa e evitando que o empresário seja surpreendido com multas por descumprimento de leis nas suas operações.

 

Enfim, para obter o máximo de um software de gestão empresarial, o empreendedor deve recorrer a uma empresa que tenha estrutura adequada.

 

Isto está diretamente relacionado com a capacidade demonstrado por ela para prestar consultoria com todas as informações desde o primeiro momento, realizar uma implantação de qualidade, ministrar treinamentos adequados e garantir o suporte necessário.

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João Monlevade, Minas Gerais - Brasil